Dropbox: organizar y compartir información

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1. Que es y para que sirve

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube. El servicio permite a los usuarios almacenar, organizar, sincronizar y compartir archivos en línea y entre computadoras. Existen versiones gratuitas y de pago. 

Es una herramienta de gran valor a la hora de contar con un respaldo de archivos importantes, de tal modo que si el disco duro, pendrive, cd, etc. se perdiera por una u otra razón, sería posible contar con una copia con solo contar con acceso a internet. 
Otra de las ventajas más destacadas es la posibilidad de sincronizar los archivos y carpetas que se modifican tanto en la versión disponible en la computadora y/o celular con la que está guardada en la nube; y en sentido contrario también, es decir, que si se modifica la versión on line, se modifican las versiones guardadas en las computadoras, al momento en que ellas tengan conectividad.
Por último, otra gran ventaja de  este servicio es la posibilidad de compartir archivos o carpetas , sin importar el formato, con otras personas, tengan o no cuenta en el servicio. Cabe aclarar que para quienes no sean usuarios, Dropbox los “invita” a generar una cuenta  en el servicio. Por cada tres nuevos usuarios que se hayan adherido al servicio por un archivo compartido, el cliente recibe un aumento de espacio en su “disco”.

2. ¿Cómo funciona? 

2.1. Backup y sincronización de archivos

No solamente se encarga de tener un backup de las fotos, documentos, vídeos y demás archivos, también es responsable por mantener dicha copia constantemente actualizada. Solo se tieneque indicar, en la aplicación instalada de nuestro PC, cuál es el directorio que debe analizarse constantemente en busca de actualizaciones.

De esta forma, cuando se guarde, actualice o elimine un nuevo archivo en el directorio especificado, Dropbox detectará la alteración y modificará la versión que guarda en Internet.

Lo mismo ocurre con móviles y tabletas, siendo útil para guardar de forma automática todas las fotos y vídeos que se hacen desde dichos dispositivos, sin necesidad de preocuparse en subir el material de forma individual o arriesgarse a no hacer el backup a tiempo.

Todo esto permite que, si se pierde el disco duro del ordenador, solo se tenga que instalar Dropbox en el nuevo disco, identificar con la cuenta, y ver cómo el material guardado en Internet se replica inmediatamente en el nuevo PC, sin haber perdido nada, ya que siempre se tendrá la última versión de los archivos.

Por supuesto, solo se realizará el backup y sincronización de lo que se tenga en el directorio especificado durante la instalación, por lo que, en caso de pérdida de disco duro, será necesario reinstalar los programas y aplicaciones, así como copiar todo lo que esté fuera del alcance de Dropbox (motivo por el cual es importante mantener los documentos clave siempre dentro del directorio especificado).

2.2. Compartir archivos con Dropbox

Al instalar la aplicación se vera como los archivos que están dentro del directorio configurado tienen una marca verde (o azul) (un círculo en su icono). Este símbolo indica que existe una copia del mismo en Internet (cuando el símbolo es una rueda significa que aún está subiéndose la copia, algo normal cuando se añade nuevo contenido en la región monitorizada por Dropbox).

Si se pulsa el botón derecho del ratón encima de cualquier a de estos archivos, se vera una opción, dentro de Dropbox, que permite compartir el enlace del material seleccionado.

Eso significa que si se quiere compartir un vídeo de 50 megas, por ejemplo, solo se tiene que incluirlo dentro del directorio configurado en Dropbox, esperar a que aparezca el círculo verde (indicando que ya terminó la actualización en la versión web), pulsar el botón derecho del mouse y copiar el enlace para que se lo divulgue por mensajería, email o cualquier otro medio. El destino, cuando pulse el enlace, verá el archivo directamente desde su ordenador.

Esto es especialmente recomendado para no saturar las cajas de entrada de los servicios de correo electrónico y dejar de preocuparse del límite que este tipo de servicios tiene en lo que a tamaño se refiere (es mucho mejor compartir link privados apuntando a cierto contenido que adjuntar decenas de megas en un email).

2.3. Versiones móviles

 

Tener Dropbox en el móvil (hay versiones para Android, iPhone, iPad, iPod, Blackberry y Kindle Fire, como se puede ver en www.dropbox.com/mobile) es especialmente útil para poder consultar desde cualquier lugar los archivos quese  tiene allí guardados.

Si se esta trabajando en un documento desde el PC, dentro de un directorio monitorizado por Dropbox, su copia actualizada estará en la nube de forma casi inmediata, de forma que si se sale de la oficina hacia la casa, se puede consultar el contenido desde el móvil abriendo la aplicación de Dropbox y seleccionando el archivo en cuestión.

Las versiones móviles de Dropbox incluyen visualizador de varios varios formatos de archivo, por lo que no hay problema si se esta trabajando con documentos en doc, pdf, excel, imaǵenes, vídeos, etc.

2.4. El precio

 

Dropbox es gratuito para los que no necesiten más de 2 Gigas de espacio en su cuenta. Este espacio puede ampliarse de varias formas, siendo las invitaciones a amigos una de las más comunes. De hecho, si alguien se registra gracias a nuestra indicación (cada usuario tiene un link único para divulgarlo entre los amigos) podrá ganar 500 megas extra, permitiendo un máximo de 18 gigas de esta forma.

Existen opciones para contratar más espacio pagando mensualidades que parten de 9,99 dólares al mes, como se puede ver en la captura superior.

2.5. Otros usos

Dropbox puede usarse para muchas otras cosas: crear y divulgar sitios web, sincronizar archivos de Google Docs, almacenar archivos enviados desde el móvil, como editor de textos en la nube, como biblioteca para guardar y escuchar música, para automatizar tareas, para recibir archivos de otras personas usando formularios de Internet, para encriptar archivos y mucho más.

En los siguientes enlaces se podrán encontrar los detalles sobre estas alternativas en estos dos artículos:

Formas de usar Dropbox (I)
Formas de usar Dropbox (II)

3. Historia

Dropbox nació en junio de 2007.

Fueron Drew Houston y Arash Ferdowsi sus fundadores, alumnos del MIT (Massachusetts Institute of Technology) que encontraron una oportunidad al ver que mucha gente continuaba usando el correo electrónico como sistema para compartir contenido, sin una opción sencilla para guardar, sincronizar y compartir archivos.

Recibieron una financiación inicial, cuando aún estaban disponibles en getdropbox.com. En octubre de 2009 adquirieron su dominio actual, con el que consiguieron un 14,14% del mercado mundial de clientes de su servicio de copias de seguridad (basado en el número de instalaciones) en 2011.

Parte de infografía creada por infographiclabs.com. Podéis verla completa aquí.

En abril de 2012, Dropbox anunció la posibilidad de subir automáticamente las fotografías o vídeos desde la cámara, tablet, tarjeta SD o smartphone, lo que impulsó mucho el servicio entre los que no tienen un alto nivel de cultura digital, ya que el proceso de copia era automático.

En febrero de 2013, Dropbox era responsable por 0,29% de todo el ancho de banda de Internet en todo el mundo. En su primer año contaba ya con 70.000 usuarios, llegando a 50 millones en 2011 y alcanzando los 100 millones en 2013. Hoy cuentan con más de 300 empleados.

En julio de 2013 anunciaron que su objetivo ahora es transformarse en mucho más que un servicio de almacenamiento y distribución de contenido. Quieren aproximarse a los programadores para que integren la API de Dropbox en sus programas, permitiendo que las herramientas (software) usen la capacidad de sincronización de datos de Dropbox para que la información esté siempre actualizada en diferentes dispositivos.

De esta forma podríamos tener los datos guardados de un juego, por ejemplo, disponibles en la nube, pudiendo retornar a una partida guardada en una consola desde un móvil o desde un PC. Más detalles de este anuncio se pueden encontrar aquí.

 

4. Dropbox y edición con Office MS 

Dropbox está totalmente integrado a las aplicaciones de Microsoft Office para dispositivos móviles (iOS y Android) y la Web.

La integración les permite a los usuarios de Dropbox abrir los archivos de Office almacenados en Dropbox, hacer cambios en las aplicaciones de Office para dispositivos móviles o la Web y volver a guardar esos cambios directamente en Dropbox.Las aplicaciones móviles de Office y Dropbox le permiten lo siguiente:

  • Acceder a los archivos de Dropbox desde aplicaciones de Office para teléfonos y tabletas.
  • Abrir y editar archivos de Word, Excel y PowerPoint directamente desde la aplicación para móvil de Dropbox y guardar los cambios automáticamente en Dropbox.
  • Compartir archivos de Dropbox desde aplicaciones de Office mediante funciones de uso compartido sencillas.

¿Con qué aplicaciones de Office funciona Dropbox?

En aplicaciones de Office de teléfonos, tabletas y en la Web. Dropbox es compatible con Word, Excel y PowerPoint.

¿Planea Microsoft permitir la integración de Dropbox en las aplicaciones de escritorio de Office?

Dropbox ya ofrece un cliente de sincronización para escritorio de Windows que le permite trabajar en archivos de Dropbox con las aplicaciones de escritorio de Office.

¿Qué nivel de seguridad se aplica a las cuentas de Dropbox ?

En Dropbox, la mayor prioridad es la seguridad de sus datos. Dropbox salvaguarda su información mediante cifrado AES de 256 bits y la transfiere con una conexión segura mediante SSL/TLS. Puede acceder de forma segura a los archivos y a las carpetas en cualquier momento desde su escritorio, desde la web o desde aplicaciones móviles, así como a través de aplicaciones de terceros conectadas a su cuenta. Además, Dropbox pasó las auditorías SOC 1, 2 y 3 y cuenta con la certificación ISO 27001 y otras certificaciones relativas a la seguridad y al cumplimiento.

¿Puedo desactivar la integración de Dropbox en las aplicaciones de Office para iPad, iPhone y Android Phone? No quiero que mis usuarios finales guarden archivos en un servicio no administrado.

La compatibilidad de Dropbox con las aplicaciones de Office no es configurable. Sin embargo, las aplicaciones de Office para teléfonos y tabletas se puede administrar mediante Microsoft Intune para impedir las capacidades de copiar, cortar, pegar y guardar como, lo cual contribuye a evitar que se guarden o se copien datos corporativos en aplicaciones o servicios no autorizados.

5. Otras 10 formas de usar Dropbox 

Respecto a integración y funcionalidades extra aprovechadas por terceros, creo que no hay una aplicación más popular que Dropbox. Es obvio pues no es simplemente una carpeta virtual, es mucho más que eso y para la muestra un botón, o mejor una veintena de botones -sin mencionar las opciones para móviles-; las 10 primeras ya las comentábamos hace un tiempo, la otra mitad está aquí hoy en gran parte cortesía de Hongkiat.

1. Para escuchar música vía streaming

Uno de los usos más comunes que se le da a Dropbox es como organizador y biblioteca digital para guardar copias de toda nuestra música, sin embargo si quisiéramos oírla no podríamos desde Dropbox.com pues la web no cuenta con un reproductor. En cambio DropTunes, además de gestionarla, permite escucharla sin problema víastreaming desde su web hasta en un iPhone.

2. Llevarlo a cualquier PC como una aplicación portable

A veces el acceso al cliente web de Dropbox no es tan cómodo como el que se tendría en un cliente de escritorio, el problema es que éste no se puede instalar tan fácilmente en un equipo que no sea propio. Una eficiente solución sería poder cargarlo como una herramienta portable que se ejecuta por ejemplo desde una USB, y de eso es lo que se encarga DropboxPortableAHK.

3. Para encriptar archivos

Facturas, informes, documentos personales y mucha más información sensible se carga a Dropbox para su cuidado en caso de pérdida (backup), pero no sobra una capa extra de seguridad que minimice el riesgo de acceso a usuarios no permitidos. Esa es la tarea de BoxCryptor que protegerá los archivos subidos con un algoritmo de encriptación AES-256.

4. Hosting para sitio web/ crear copias de uno ya existente

KISSr es una interesante alternativa a DropPages y Scriptogr.am, las que mencioné en el anterior listado, que provee las herramientas necesarias (hasta un dominio gratuito) para armar un sitio web gestionando sus ficheros a través de Dropbox. Respecto a copias de seguridad, un plugin utilísimo para WordPress esbackWPup el cual se encargará de crear y guardar backups diarios automáticamente.

5. Guardar contenido web  directamente

Los marcadores ya pasaron de moda, con tanta información lo que ahora se guarda son apenas los fragmentos de un sitio web que realmente interesan. Con la funcionalidad multiformato del capturador web de Evernote pero un manejo extremadamente cómodo tipo Pinterest, lo que nos permitirá Gimme Bar será guardar cualquier contenido específico de un sitio web a través de su bookmarklet, gestionarlo y guardarlo en Dropbox (pestaña Backups).

6. Sincronizar carpetas predeterminadas de la PC 

Dropbox Folder Sync Addon permite agregar al menú contextual de las carpetas en Windows una opción para sincronizarlas al instante sin necesidad de hacerlo manualmente copiando su contenido a la carpeta de Dropbox. Para Mac OS X la opción es MacDropAny.

7. Gestionar los ficheros junto a otros servicios de almacenamiento y FTP

Otixo permite administrar los archivos almacenados en varios servicios en la nube (Dropbox, GDrive, Box, SkyDrive, etc) y hasta vía FTP para tener un más cómodo control en simultáneo. Una alternativa a Otixo es Backup Box, igualmente potente y hasta con opciones para transferir bases de datos MySQL.

8. Para crear formularios con recepción de archivos

JotForm es un servicio especializado para la creación de formularios que luego pueden ser incrustados en un sitio web, que destaca por su completa e intuitiva plataforma de diseño. Una de las cosas más llamativas es que permite agregar un botón de “Upload a file” a los formularios, y creo que ya sabemos a donde irán a parar.

9. Guardar los avances en juegos de PC y otras configuraciones de programas

Es simple, los juegos de PC y los programas instalados en él, requieren de archivos de programa que se editan para mantener nuestras configuraciones (en el caso de los juegos, nuestro avance). Pues bien, con Dropboxifier se pueden sincronizar tales ficheros para contar en otros equipos con las mismas configuraciones.

10. Guardar tus fotos de Facebook e Instagram.

Mi recomendación para esta tarea es usar IFTTT y sus cientos de recetas, y lo mejor es que no es sólo para Facebook sino para decenas de servicios (channels) también. Sin embargo, si prefieres una alternativa en forma de aplicación de escritorio para Windows, la solución está en PicBackMan.

 

6. Mas informaciones:

Click en este enlace para tener mas informaciones sobre el uso del Dropbox en las computadoras y en los smartphones: Ayuda de Dropbox .

7. Fuentes:

  1. Dropbox. 2016. Connect with Acrobat Reader on Android to do more with PDFs on the go. Consultada en fecha: 01/05/16. Disponible en: https://blogs.dropbox.com
  2. Dropbox. 2016. Microsoft Office para Dropbox. Consultado en fecha 01/05/2016. Dsiponible en: https://www.dropbox.com
  3. Wwwhatsnew. 2016. Como funciona Dropbox. Consultado en fecha 06/05/2016. Disponiel en: http://wwwhatsnew.com
  4. Wwwhatsnew. 2016. Otras 10 formas de usar Dropbox para algo más que guardar archivos. Consultado en fecha 30/04/2016. Disponible en: http://wwwhatsnew.com
 

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