Trabajo Colaborativo on line

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Las nuevas posibilidades que brinda Internet y las tecnologías de almacenamiento han evolucionado a la posibilidad de que las personas puedan salvaguardar sus archivos en la “nube”.

Se denomina “Almacenamiento en la nube” (o cloud storage, en inglés) al un tipo de servicio en la que información de un usuario se almacenan, se administran, y se respaldan de forma remota,  de manera automática, en servidores que están físicamente en diversos lugares del mundo, al mismo tiempo y que son administrados por una empresa proveedors del servicio. Estos datos se ponen a disposición de los usuarios a través de la Internet.

Una posibilidad que brinda la tecnología de almacenamiento de los datos en la nube, es la capacidad de que varios usuarios trabajen o interactuen en torno a un mismo archivo, desde cualquier dispositivo conectado a la internet, y por ello sin necesidad de estar al mismo tiempo en el mismo lugar.

Todas las empresas de este servicio, entre ellas Google Drive, ofrecen las funciones de carga, almacenamiento y recuperación de archivos, de tal manera a contar con la colección propia de documentos que pueden ser accesados, descargados o compartidos donde quiera o con quien uno quiera. Ademas una característica importante es la posibilidad para almacenar todo tipo de archivos, incluidos documentos, presentaciones, música, fotos y vídeos.

Este tipo de servicios mantienen actualizados todos los elementos automáticamente, así que se puede realizar modificaciones y acceder a la última versión desde cualquier lugar.

Si bien se reconocen una gran variedad de servicios que brindan esta posibilidad, en esta publicación comentaremos el Google Drive y sus herramientas de office: Google Documentos, Google Hojas de Cálculo, Google formulario, Google Presentaciones, y otros mas. A partir de esta posibilidad de sincronización en tiempo real y el desarrollo de herramientas de office que funcionan on line es posible que varios usuarios realicen trabajos colaborativos.

En el caso particular de Google Drive, para asegurar el acceso “off line” a los datos pone a disposición del usuario una una aplicación a ser descargada en la computadora, y que genera una carpeta, que cuando se la carga de los documentos a poner en la nube, hará una copia de los mismos y cada vez que alguien realice un cambio, lo sincronizará los archivos trabajados en esa computadora o computadoras, con la copia que se encuentra en la nube.

Office de Google

Google cuenta con una herramientas de Oficce on line a través del Google Drive. Sus herramientas permiten acceder, editar y crear documentos en diversos formatos. A estas aplicaciones on line se accede contando con una cuenta de Google – la misma del gmail – la cuenta te permite activar el Google Drive y hacer uso de las herramientas.

Cuenta con otros editores como para crear dibujos, formularios, descomprensor de archivos y tablas dinámicas.Se pueden integrar una gran cantidad de aplicaciones web a través de Google Web Store.
Aunque Google Drive y los editores de Documentos de Google están muy integrados, son aplicaciones diferentes que también se pueden usar de forma independiente.Los documentos online creados por los editores de Documentos de Google también están muy integrados con otros servicios de Google Apps y proporcionan funciones de colaboración en tiempo real muy potentes. Para obtener más información, consulta Documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Más informaciones útiles en el siguiente enlace: Editor de Documentos de Google

Los documentos, planillas y presentaciones al ser compartidas tienen varios filtros que limitan o no el uso: “Puede Editar”, “Puede Ver”, “Puede Comentar”. Sólo podrán intervenir activamente en la edición de los documentos los que cuentan con permiso de edición.

Trabajo Colaborativo con Documentos

En las actividades profesionales o académicas se necesita producir documentos para la producción de textos para informes, memorandum, trabajos prácticos, proyectos, etc. trabajando con colegas que no están físicamente próximas, incluso en otras ciudades o países.

La herramienta DOCUMENTOS que presenta GOOGLE DOCS, permite  editar textos, al mismo momento, de tal modo que todos los participantes pueden ver en tiempo real lo que los demás están escribiendo. Además podrán chatear durante el proceso.

Trabajo Colaborativo con Hoja de Cálculos

Las Hojas de cálculo de Google  permite crear y dar formato a hojas de cálculo, además de colaborar simultáneamente con otras personas. A continuación, te indicamos todo lo que puedes hacer con Hojas de cálculo de Google:
  • Importar y convertir datos en formato Excel, .csv, .txt y .ods a una hoja de cálculo de Google.
  • Exportar datos en formato Excel, .csv, .txt y .ods, así como archivos PDF y HTML.
  • Utilizar la edición de fórmulas para realizar cálculos de tus datos y aplicar formato para darles el aspecto que prefieras.
  • Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén modificando tu hoja de cálculo.
  • Crear gráficos con tus datos.
  • Insertar una hoja de cálculo o una sección de una hoja de cálculo en tu blog o sitio web.

Hoja de Cálculos permite que quienes accedan al enlace de la planilla puedan cargar datos cuantitativos, datos personales, líneas de tiempo, asistencia, datos para estudiantes, etc.

Un ejemplo de uso sería en un contexto de capacitación, de tal manera que utilizando, Las Hojas de cálculo de Google en este caso permitirá al facilitador del taller conocer los datos de cada participante, nombre, edad, redes sociales, mail, y otros mas que serán necesarios para gestionar el aprendizaje.
Se lo aprende fácilmente, invirtiendo un mínimo de tiempo, en el caso de haber utilizado previamente el Programa Excel. Caso contrario, se requiere invertir unas dos horas, guiado preferentemente por los videos tutoriales de youtube. Para obtener más información sobre Hojas de cálculo de Google, consulta la guía de introducción a Hojas de cálculo de Google.

 

 

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